客服分流是將從不同入口(店鋪亮燈、聯系人列表等)進來的買家咨詢通過一定的規則分配到指定客服的過程。簡單來說,一個買家進來咨詢,到底會分給哪個客服,這個是由分流規則決定的。
客服分流是客服工作的起點。從客服的角度來看,分流關乎買家咨詢流量的分配,關乎到客服每天的接待量,關乎客服的績效考核;從買家角度看,分流設置關乎到買家能否在最短的時間內找到問題的答案、能否獲得良好的服務體驗。
由于天貓、淘寶平臺上的商家數量眾多、行業跨度及客服團隊規模差異巨大,因此我們提供了一套可以兼容多種客服場景的分流系統,商家可以根據自身情況對客服分流策略進行設置。本手冊的撰寫就是為了幫助商家根據自身情況設置客服分流策略,提高客服效率。
在設置分流之前,大家需要知道以下幾個基本的概念。
2.1 主賬號與子賬號
主賬號是開店時實名認證過的賬號,子賬號是主賬號創建并授權的賬號。簡單理解起來,主賬號是給店鋪的老板或實際管理者用的,掌握著店鋪的所有權限。子賬號是主賬號創建的員工賬號,根據員工的崗位不同,子賬號被賦予了不同的權限,比如運營可以上下架寶貝、客服可以接待客戶查看訂單狀態等。
主賬號的名稱就是開店的淘寶會員名稱,子賬號名稱的格式是 “主賬號:子賬號名稱”。比如,淘寶會員tb12345用這個賬號開了一家店,那么主賬號就是tb12345,子賬號是 tb12345:子賬號名稱,其中子賬號名稱可以在創建時由創建者自定義。
一個店鋪可能會有不同角色的賬號,比如美工、運營、倉儲、客服等,一般情況下只有客服角色的賬號需要參與分流,接待買家。如何讓賬號參與分流和接待呢?那就是把這個賬號放入客服分組。
商家可以根據需要設置不同的客服分組,如將所有客服分成按照訂單的處理流程分成售前客服分組、售后客服分組兩組,或者按照商品類型分成大家電組、小家電組和手機數碼組等等。
2.3 最近聯系人
說到分流,繞不開的一個話題就是“最近聯系人”。“最近聯系人”就是最后一個和買家說話的客服。我們分流有一個“最近聯系人優先”的邏輯,意思是如果買家跟客服a有過對話,那么在3天內買家再來咨詢,有優先分給客服a,除非客服a不在線。
“最近聯系人優先”是為了保證消費者重復咨詢的時候可以由同一個客服接待,保證接待的一致性;另外,也是為了便于客服績效的計算。
2.4 千牛及接待狀態
只有當客服登錄千牛客戶端時,我們才認為客服是在線的。登錄旺旺客戶端、手淘等,我們不認為這個客服是在線的。
除了在線/離線之外,客服還有掛起/未掛起的狀態。當客服在線且未掛起時,可以正常接待;當客服在線但是掛起時,只能接待最近聯系過的買家(參見最近聯系人邏輯),新客戶將不會被分流進這個客服。
2.5 會話類型
根據會話雙方的帳號及發起咨詢的客戶端,會有不同的會話類型,如買家-買家、買家-商家、商家-商家、平臺小二-商家,等等。分流主要適用于買家-商家這類會話,即賬號登錄淘寶后,在商品詳情頁、訂單頁等發起的會話。
如果是商家賬號/子賬號在千牛客戶端向另一個商家賬號/子賬號發起的會話,或是平臺小二向商家發起的會話,或是買家向買家發起的會話,不會經過分流邏輯,而是會定向發起點對點的會話。